Digitalizzazione, Intelligenza Artificiale e organizzazione del lavoro nelle segreterie scolastiche

Negli ultimi mesi si parla sempre più spesso di Intelligenza Artificiale applicata alla scuola. Ma quanto incide davvero sull’organizzazione del lavoro? E soprattutto: può, da sola, migliorare il funzionamento delle segreterie scolastiche?  

 

Ne abbiamo parlato con Giulia De Nicoli, per provare a fare chiarezza oltre gli slogan. 

Partiamo dal contesto reale. Come stanno oggi le segreterie scolastiche? 

GDN: Sotto pressione.  

I carichi di lavoro continuano a crescere (ci sono nuove scadenze da gestire, nuovi adempimenti, nuove piattaforme) ed a questo si aggiunge un turnover importante del personale. Chi entra in segreteria oggi spesso non trova un percorso strutturato di affiancamento: si impara facendo, in mezzo alle urgenze, e questo lascia il segno sulla qualità del lavoro e sul livello di stress di chi ci lavora.  Il risultato è che le segreterie corrono tutto il giorno, ma alla fine della giornata hanno la sensazione di aver solo spento “piccoli incendi”.  È un problema serio, perché quando si è in modalità emergenza permanente non resta tempo per ragionare su come si lavora. 

 

Quindi è una questione di mole di lavoro? 

GDN: La mole c’è, ed è reale. Ma attenzione: non è solo un problema di quantità. È anche, e soprattutto, un problema di priorità. Spesso si dedicano le stesse energie ad attività critiche, che potrebbero essere semplificate, automatizzate o, in alcuni casi, eliminate del tutto perché inutili. 

Il vero tema, allora, non è solo “abbiamo troppo lavoro”, ma “stiamo lavorando nel modo corretto, definendo le giuste priorità?”. Potrebbe sembrare una domanda scomoda, ma è quella da cui bisogna partire se vogliamo rendere la vita più semplice a chi sta in segreteria. 

 

Negli ultimi tempi l’Intelligenza Artificiale è sempre più presente anche nel mondo scolastico. Possiamo considerarla una soluzione ai problemi organizzativi delle segreterie? 

GDN: L’Intelligenza Artificiale è sicuramente uno strumento potente e sempre più diffuso, ma da sola non è sufficiente a migliorare il funzionamento e l’organizzazione del lavoro. 

Sembrerà scontato ma se i processi restano invariati, il rischio concreto è di trasferire in ambiente digitale inefficienze già esistenti. In alcuni casi, si arriva persino ad utilizzare l’IA per rendere più rapide attività che, in realtà, non dovrebbero essere svolte o che non riducono i tempi di gestione. 

 

Quindi il problema non è la tecnologia in sé? 

GDN: Esatto. Il punto non è “se” utilizzare l’Intelligenza Artificiale, ma “come” inserirla all’interno di un sistema organizzativo coerente. 

Senza una revisione dei processi, qualsiasi innovazione rischia di rimanere superficiale. È necessario fare un passo ulteriore: superare la logica dell’adempimento e iniziare a lavorare su una reale riorganizzazione dei processi, che oggi, nelle scuole, è spesso poco conosciuta o trascurata. 

Qual è allora la vera domanda che le scuole dovrebbero porsi? 

GDN: Non tanto “come funziona l’Intelligenza Artificiale”, ma piuttosto: come rendere più efficiente il lavoro all’interno delle segreterie? 

Parliamo di contesti caratterizzati da un elevato numero di adempimenti e, non di rado, da personale che non ha ricevuto una formazione sui processi. In questo scenario, l’IA può diventare utile solo se inserita in modo coerente. 

 

In che modo, quindi, l’Intelligenza Artificiale può portare valore? 

GDN: La tecnologia acquisisce valore solo quando supporta un’organizzazione del lavoro intelligente. Se usata bene l’IA ci permette di liberarci da una grande quantità di azioni ripetitive e perditempo: ricerche di informazioni, smistamento di comunicazioni, predisposizione di documenti standard, controlli formali. Tutta quella parte di lavoro che oggi assorbe tempo prezioso senza richiedere reale competenza professionale. 

Quando questo lavoro viene gestito dalla tecnologia, le persone in segreteria possono fare un salto di ruolo: smettere di essere esecutori di adempimenti e diventare supervisori dei processi. È un cambio di prospettiva enorme, e anche di soddisfazione professionale. L’innovazione non è un elemento accessorio: è un fattore strategico. Ma per esserlo davvero, deve poggiare su processi chiari, coerenti e riprogettati. 

 

Mi fai un esempio concreto? 

GDN: Pensiamo alla gestione delle comunicazioni in entrata: mail, PEC, richieste delle famiglie, comunicazioni dagli enti. Oggi, in molte segreterie, qualcuno apre, legge, smista, inoltra, sollecita. Un’attività che può occupare ore ogni giorno e che, peraltro, dipende dalla singola persona o dalla persona libera in quel momento, con tutti i rischi del caso quando quella persona è assente o cambia. 

Con processi ben disegnati e strumenti di IA inseriti nei punti giusti, gran parte di questo lavoro si può classificare e indirizzare in automatico. La persona interviene dove serve davvero il suo giudizio: sui casi complessi, sulle eccezioni, sulle decisioni. Il tempo recuperato è enorme, e la qualità del servizio aumenta. 

 

Un messaggio finale per chi lavora ogni giorno in segreteria? 

GDN: Che semplificarsi la vita non è un lusso, è una necessità.  

Senza un piano strategico a monte, un’azione studiata e calata nelle segreterie scolastiche, l’IA non funziona e non basta. È il pensiero che la precede a fare la differenza tra una segreteria che corre dietro alle emergenze e una segreteria che governa i propri processi. 

 

📌 Approfondiremo questi temi durante il webinar: 

“Digitalizzare non basta: serve riprogettare i processi” 

Mercoledì 28 maggio, ore 15.30 — con Giulia De Nicoli e Michele Ambrosio. 

 

Il webinar è pensato per DSGA, assistenti amministrativi e dirigenti scolastici che vogliono andare “oltre” ed iniziare a ragionare in modo strategico sull’organizzazione del lavoro. 

 

Cosa porterai a casa: 

• come evitare di digitalizzare inefficienze già esistenti 

• come ripensare i processi amministrativi in chiave organizzativa 

• come integrare strumenti digitali e IA in modo realmente efficace 

 

👉 Iscriviti qui: https://attendee.gotowebinar.com/register/2253354352162903?source=ws